Что должна уметь программа для расчёта смет в камнеобработке: чек-лист из 20 пунктов

Демо любой программы выглядит хорошо: менеджер разработчика за пять минут считает красивую столешницу. Проблемы всплывают позже, на ваших заказах: Г-образная кухня с подклейкой, импортный камень по курсу, скидка дизайнеру, договор с вашими реквизитами. Чтобы не узнать об этом после оплаты, удобно пройти по чек-листу до покупки.

Ниже 20 пунктов, сгруппированных по задачам. К каждому — зачем он нужен и как его проверить. Общее сравнение классов программ (Excel, CRM, 1С, отраслевые сервисы) мы делали в статье «Программа для камнеобработки», а здесь речь о программе, в которой менеджеры считают сметы.

Расчёт изделий

1. Считает ваши изделия. Столешницы прямые, Г- и П-образные, острова, подоконники, ступени, фартуки, раковины. Проверка: посчитайте самый сложный заказ прошлого месяца.

2. Сама переводит размеры в площадь и погонные метры. Менеджер вводит размеры деталей, программа считает площадь материала и длины кромок и распила. Ручной пересчёт метров — главный источник ошибок. Как считать погонные метры, мы разбирали в статье «Погонный метр столешницы».

3. Знает работы по камню. Кромки по профилям, вырезы под мойку и варочную панель разных типов, отверстия, подклейка, склейка, распил под 45°. У каждой работы своя единица: погонный метр, штука, квадратный метр. Подробнее — в статье «Прайс на работы по камню».

4. Добавляет монтаж, доставку и свои работы. Подъём без лифта, демонтаж старой столешницы, срочность. Если чего-то нет, менеджеры начнут дописывать это вручную, и расчёты разойдутся.

5. Учитывает, что камень покупают слэбами. Материал можно продавать слэбами, квадратными метрами с коэффициентом отхода или погонными метрами. Если программа знает только квадратные метры, отход производство будет оплачивать само. См. статью «Отход при раскрое слэба».

Прайс и курс

6. Один прайс для всех менеджеров. Цены меняет один человек, и через минуту по ним считают все. Если у каждого менеджера свой файл, это всё ещё Excel.

7. Удобно обновляется. Поставщик прислал новый прайс, и его нужно загрузить без перебивания сотен строк вручную. Проверка: спросите, как обновить цены одного поставщика целиком.

8. Курс валюты для импортного камня. Курс ЦБ подтягивается сам, к нему можно добавить надбавку или поставить фиксированный курс для поставщика. Почему это важно, мы писали в статье «Курс валют в сметах на импортный камень».

9. Показывает, что изменилось в старом расчёте. Клиент вернулся через три недели, а цены уже другие. Программа должна показать, какие позиции и на сколько изменились. Подробнее — в статье «Срок действия КП».

Деньги и контроль

10. Себестоимость и маржа каждого заказа. Владелец видит, сколько заработает на заказе, до подписания договора. Как это считать, мы разбирали в статье «Себестоимость и маржа заказа».

11. Себестоимость видят не все. Менеджеру не обязательно знать закупочные цены. Права доступа должны настраиваться для каждого сотрудника.

12. Скидка проходит через весь расчёт. После скидки сразу видно, сколько осталось маржи. Хорошо, если можно ограничить скидку, которую менеджер даёт сам.

13. Отчёт по менеджерам. Сколько расчётов, КП и договоров у каждого, средний чек, какая доля расчётов превращается в договоры. Как пользоваться этими цифрами, мы писали в статье «Как проверить менеджера».

14. История и версии расчёта. Кто и когда менял расчёт, можно вернуться к версии «до скидки». Без этого спор «я так не считал» не разрешить.

Документы

15. КП в один клик. С вашим логотипом, понятными клиенту названиями изделий и ценой по строкам. Что должно быть в КП, мы разбирали в статье «Коммерческое предложение на столешницу».

16. Договор из расчёта. С реквизитами компании и клиента, спецификацией и условиями оплаты, в PDF и Word. Если договор придётся собирать вручную, менеджеры будут копировать старые файлы с чужими данными.

17. Чертёж изделия. Хотя бы простой эскиз с размерами в приложении к договору снимает половину споров при приёмке.

Внедрение и работа

18. Работает в браузере и с телефона. Замерщику или менеджеру на выезде нужно открыть расчёт без ноутбука.

19. Российский сервис, оплата в рублях. Зарубежные программы для столешниц часто англоязычные и оплачиваются в долларах. Проверьте, где хранятся данные и как платить.

20. Можно попробовать на своих заказах. Пробный период, за который реально посчитать 5–10 прошлых заказов и сравнить с тем, что было. Как построить переход, мы разбирали в статье «Как перейти с Excel на программу для смет».

Как проверить программу на демо за полчаса

Если на каком-то шаге демонстратор говорит «это настраивается под вас» или «это в следующей версии», запишите, что именно и в какой срок.

Частые вопросы

Какую программу выбрать для расчёта смет на изделия из камня?

Ту, что проходит ваш чек-лист на ваших заказах. Возьмите 5–10 заказов прошлого месяца, посчитайте их в программе и сравните с тем, что было. Обращайте внимание на подклейку, вырезы, курс и скидки: на них расходятся расчёты.

Чем программа для смет отличается от CRM?

CRM ведёт клиентов и сделки: заявки, звонки, напоминания. Программа для смет считает изделие по прайсу производства и готовит КП и договор. В универсальной CRM нет логики камня, поэтому калькулятор к ней приходится строить отдельно.

Что важнее всего в программе для смет?

Единый прайс для всех менеджеров и себестоимость с маржой по каждому заказу. Остальные пункты экономят время, а эти два напрямую влияют на прибыль.

Сколько должен длиться пробный период?

Достаточно, чтобы посчитать несколько реальных прошлых заказов и выгрузить по ним документы. Обычно на это хватает недели, если заняться проверкой целенаправленно.