Как контролировать менеджеров, которые считают сметы: шесть проверок для владельца цеха

Владелец цеха редко может проверить каждую смету: заказов десятки, а у него ещё закупки, производство и монтаж. Поэтому контроль обычно сводится к выручке за месяц: продал много, значит, молодец. Проблема в том, что выручка ничего не говорит о том, сколько цех на этих продажах заработал. Два менеджера могут продать на одинаковую сумму, и один принесёт производству вдвое больше денег, чем другой.

В статье шесть проверок, которые занимают около получаса в неделю и показывают, кто из менеджеров считает точно, а кто продаёт скидкой или забывает позиции. Как ввести единые правила расчёта, мы разбирали отдельно в статье «Единый стандарт расчёта смет». Здесь речь о том, как проверять, что правила соблюдаются.

Проверка 1. Маржа по каждому менеджеру

Первая цифра по каждому менеджеру: средняя маржа его заказов за месяц.

По выручке Б впереди. По деньгам цеха А принёс почти в 1,7 раза больше. Если премия менеджеров считается от выручки, цех платит больше тому, кто зарабатывает ему меньше.

Чем маржа отличается от наценки и как её правильно считать, разобрано в статье «Маржа или наценка».

Проверка 2. Средняя скидка

Вторая цифра: какую скидку менеджер даёт в среднем и как часто. Если у одного средняя скидка 3 %, а у другого 11 %, стоит разобраться. Возможно, у второго клиенты крупнее и скидка оправдана объёмом. А возможно, скидка стала его главным инструментом продаж.

Помните, что скидка отнимает прибыль непропорционально: при марже 30 % скидка 10 % забирает треть прибыли с заказа. Подробный расчёт есть в статье «Себестоимость и маржа заказа».

Проверка 3. Конверсия расчётов в договоры

Третья цифра: сколько расчётов менеджера превращается в договоры. Она читается только вместе с первыми двумя.

• Высокая конверсия и низкая маржа: менеджер закрывает сделки ценой. Клиенты соглашаются, потому что дёшево.
• Низкая конверсия и высокая маржа: возможно, менеджер закладывает лишнее, и клиенты уходят к соседям.
• Низкая конверсия и низкая маржа: самый тревожный вариант, стоит посмотреть его расчёты вместе.

Нормальная конверсия у каждого производства своя. Важно сравнивать менеджеров между собой и одного менеджера с самим собой месяц назад.

Проверка 4. Выборочный пересчёт

Раз в неделю возьмите три-пять смет, которые ушли клиентам, и пересчитайте их сами или попросите старшего менеджера. Смотреть стоит на то, что чаще всего теряется:

• вырезы: под мойку, варочную панель, смеситель, розетки;
• кромка: посчитан ли весь видимый торец и нужный профиль;
• материал: учтён ли отход при раскрое, по актуальной ли цене взят слэб;
• доставка и монтаж: этаж, подъём без лифта, выезд за город;
• ручные правки: где менеджер поменял цену руками и почему.

Выбирайте сметы по признакам: самые крупные, с самой низкой маржой, с ручными изменениями цены. Так за полчаса находится больше ошибок, чем при проверке подряд.

Проверка 5. Разброс по одинаковым изделиям

Раз в месяц сравните похожие заказы разных менеджеров: прямая столешница три метра из одного материала, подоконник 1,5 метра. Если цена на похожие изделия у разных менеджеров отличается на 15–20 %, значит, считают по-разному: кто-то забывает позиции, кто-то закладывает лишнее, кто-то пользуется старым прайсом.

Разброс в пределах нескольких процентов нормален: у изделий разная кромка, вырезы, условия монтажа. Большой разброс почти всегда означает, что стандарт расчёта существует только на бумаге.

Проверка 6. План и факт по закрытым заказам

Самая полезная и самая редкая проверка: сравнить себестоимость в смете с тем, что заказ стоил на самом деле. Для нескольких закрытых заказов в месяц сравните:

• сколько материала заложено и сколько ушло фактически;
• сколько выездов было запланировано и сколько случилось;
• были ли переделки и по чьей вине.

Если у одного менеджера факт стабильно выше плана, дело может быть в замерах, в забытых позициях или в том, что он обещает клиенту больше, чем записано в смете. Разбирать такие случаи лучше вместе с менеджером: цель в том, чтобы найти, где теряются деньги.

Как не превратить контроль в надзор

Менеджеры спокойно относятся к проверкам, если правила понятны и одинаковы для всех. Несколько договорённостей, которые помогают:

• пороги скидок записаны: до какого процента менеджер решает сам, когда нужно согласование;
• премия зависит от маржи или прибыли по заказам;
• разбираются конкретные сметы, и хорошие примеры так же подробно, как ошибки;
• себестоимость видит тот, кто отвечает за прибыль. Менеджеру для продаж достаточно цены для клиента и правил скидок.

Частые вопросы

Как контролировать менеджеров, которые считают сметы на столешницы?

Смотреть по каждому менеджеру три цифры: среднюю маржу заказов, среднюю скидку и конверсию расчётов в договоры. Раз в неделю выборочно пересчитывать три-пять смет с самой низкой маржой или ручными правками цены, раз в месяц сравнивать цены на похожие изделия у разных менеджеров.

Нужно ли показывать менеджеру себестоимость?

Обычно нет. Для продаж менеджеру достаточно цены для клиента и правил скидок. Себестоимость и маржу видит владелец или руководитель, который отвечает за прибыль и согласует скидки выше порога.

Как мотивировать менеджера не давать большие скидки?

Привязать премию к марже или прибыли по заказу. Тогда менеджеру выгоднее сохранить цену, чем закрыть сделку большой скидкой.