Сколько времени уходит на пересчёт заказа и во что это обходится цеху

Когда говорят про расчёт сметы на столешницу, обычно имеют в виду первый расчёт: менеджер получил размеры, посчитал площадь, распил, кромку, монтаж и отправил клиенту цену. На это уходит минут пятнадцать, если считать в Excel по своему прайсу, и это кажется небольшой платой.

Проблема в том, что первым расчётом дело не заканчивается. Дальше заказ пересчитывают ещё несколько раз, и вот эти повторы съедают рабочее время, которого никто не считает. Ниже разбираем, сколько их на самом деле, во сколько часов это выливается за месяц и кто в итоге платит за эти часы.

Цифры в статье взяты из работы одного цеха в Санкт-Петербурге и округлены. У вас они будут свои, но порядок обычно похожий.

Сколько раз пересчитывают один заказ

Заказ на изделие из камня почти никогда не проходит путь от заявки до договора без изменений. Причин для пересчёта четыре, и они повторяются из заказа в заказ.

Клиент поменял камень. Выбрал сначала кварцевый агломерат, потом увидел цену и попросил посчитать в граните, или наоборот — захотел мрамор подороже. Меняется не только цена материала: у другого камня может быть другая толщина, другой расход, другая стоимость обработки.

Клиент попросил скидку. И вот тут начинается самое неприятное: скидку просят «от итога», а считать её нужно по позициям, иначе легко отдать всю маржу. Пересчёт со скидкой — это заново пройденная смета.

Изменился курс. Импортный агломерат и мрамор привязаны к валюте. Если между КП и договором прошло две недели, цена материала в прайсе уже другая, и смету надо обновлять.

Замер показал другие размеры. Замерщик приехал и выяснил, что стена кривая, вырез под мойку другой, свес больше. Это уже не косметическая правка, а полноценный перерасчёт, за которым следует разговор с клиентом о доплате.

В сумме получается три-четыре пересчёта на один заказ, который дошёл до договора. По заказам, которые не дошли, пересчётов меньше, но они тоже есть: почти никто не покупает по первой же цифре.

Считаем часы за месяц

Возьмём менеджера, к которому приходит три-четыре заявки в день. За месяц это около семидесяти семи заявок. Из них до договора доходит примерно каждая пятая — пятнадцать заказов. Остальные шестьдесят две отваливаются на разных этапах, но по каждой хотя бы один-два раза что-то считали.

Если каждый расчёт занимает пятнадцать минут:

Пятнадцать заказов, дошедших до договора, по четыре расчёта каждый — это пятнадцать часов. Шестьдесят две заявки, не дошедшие до договора, по два расчёта — ещё тридцать один час.

Итого около сорока шести часов в месяц. Это больше пяти полных рабочих дней, потраченных на арифметику.

Кто за это платит

Здесь легко ошибиться и решить, что страдает менеджер. На самом деле нет: менеджер на окладе, ему по большому счёту всё равно, чем занят рабочий день.

Платит владелец. И не зарплатой за эти часы, а тем, что в это время менеджер не продаёт. Он не перезванивает по заявкам недельной давности, не дожимает тех, кто думает, не работает с дизайнерами. Заявка остывает: человек, который написал утром и получил ответ к вечеру, уже успел получить три КП от конкурентов.

Если считать грубо, при среднем чеке в двести тысяч и конверсии два заказа из десяти, каждая упущенная заявка стоит около сорока тысяч рублей недополученной выручки. Достаточно упустить одну заявку в месяц из-за медленного ответа, чтобы потерять больше, чем стоит любая программа для расчёта.

Что с этим делать

Первое и самое простое — не считать одно и то же дважды. Если смета собирается из позиций прайса, а не набивается руками в новом файле, то пересчёт при смене камня или размера это подстановка другого значения, а не новый расчёт с нуля.

Второе — скидка должна пересчитывать всю смету, а не вычитаться из итога. Тогда менеджер видит, что осталось от маржи, до того как отправил цену, а не после.

Третье — цены материала должны обновляться сами. Если прайс привязан к курсу или к файлу поставщика, менеджер не пересчитывает смету из-за курса, он просто открывает актуальную.

Четвёртое — результаты замера должны попадать в ту же смету, а не в отдельный файл. Тогда перерасчёт после замера это правка размеров детали, а не сбор сметы заново.

В Сметриксе всё это устроено именно так: смета собирается из позиций вашего прайса, размеры деталей пересчитываются в площадь и погонные метры автоматически, скидка проходит по всем позициям, а цены материалов обновляются вслед за прайсом. Первый расчёт занимает пять-десять минут, каждый следующий — около двух.

Тот же месяц в цифрах: пятнадцать заказов по четыре расчёта — четыре часа вместо пятнадцати, шестьдесят две заявки по два расчёта — двенадцать часов вместо тридцати одного. Около шестнадцати часов вместо сорока шести.

Что это меняет

Освобождается примерно тридцать часов в месяц. Это не «экономия времени» в общем смысле, это почти четыре рабочих дня менеджера, которые возвращаются в продажи.

И меняется скорость ответа. Когда пересчёт стоит две минуты, менеджер не откладывает его на вечер и не отвечает клиенту «я посчитаю и перезвоню». Он считает при клиенте, отправляет КП сразу, и заказ не успевает остыть.

Посчитайте свои цифры: сколько заявок приходит одному менеджеру, сколько раз в среднем пересчитывается заказ и сколько минут занимает один расчёт. Если получится больше двадцати часов в месяц, у вас есть проблема, которую видно только в таком расчёте — в отчётах она никак не проявляется.